חברות רבות רוצות שיותר עובדים ישתמשו בכלי בינה מלאכותית. מנהלים מצפים שהכלים ינסחו מסמכים ויבדקו קוד באופן אוטומטי, ופעולות אלו אמורות לפנות זמן למשימות בעלות ערך גבוה יותר לארגון. אולם, מחקר חדש מציג תמונה שונה. המחקר נערך במשך שמונה חודשים בחברת טכנולוגיה אמריקאית המעסיקה כ-200 עובדים. החוקרים עקבו אחרי ערוצי תקשורת פנימיים וערכו יותר מ-40 ראיונות עומק עם עובדים ממחלקות שונות.
התוצאות מראות כי הכלים אינם מפחיתים את כמות העבודה, אלא מגדילים אותה באופן עקבי. העובדים עבדו בקצב מהיר יותר ולקחו על עצמם מגוון רחב יותר של משימות. העבודה גלשה לשעות נוספות מבלי שההנהלה דרשה זאת. החברה לא חייבה את השימוש בכלים, אף שהציעה מנויים לכלים מסחריים. העובדים לקחו על עצמם יותר משימות מיוזמתם, משום שהבינה המלאכותית גרמה לעשייה להיראות אפשרית, נגישה ומתגמלת.
המחקר זיהה שלוש תופעות מרכזיות שמשנות את אופי העבודה. התופעה הראשונה היא הרחבת תחומי אחריות. מכיוון שכלי הבינה המלאכותית משלימים פערי ידע, עובדים לקחו על עצמם תחומי אחריות שהיו שייכים בעבר לתפקידים אחרים. מנהלי מוצר ומעצבים התחילו לכתוב קוד, חוקרים לקחו על עצמם משימות הנדסה, ועובדים ביצעו משימות שבעבר היו מעבירים למיקור חוץ, דוחים או נמנעים מהן לחלוטין. הכלים הפחיתו את התלות באחרים וסיפקו משוב מיידי.
להרחבת הסמכויות היו השלכות עקיפות על צוותים מקבילים. מהנדסים נאלצו להשקיע זמן רב בבדיקה, בתיקון ובהכוונה של קוד שנוצר בעזרת בינה מלאכותית על ידי עמיתיהם. הדרישות האלה חרגו מבדיקת קוד רשמית. המהנדסים מצאו את עצמם חונכים עמיתים שכתבו קוד באופן שטחי ומשלימים קוד חלקי שלהם. בקשות אלו צצו לרוב באופן לא רשמי, בשרשורי הודעות או בהתייעצויות זריזות ליד שולחן העבודה, והוסיפו לעומס העבודה של המהנדסים.
התופעה השנייה היא טשטוש הגבולות בין העבודה לחיים האישיים. קל מאוד להתחיל משימה, משום שהמערכת מעלימה את הקושי שבהתמודדות עם דף ריק. עובדים הזינו בקשות למערכת במהלך הפסקת הצהריים, בפגישות או בזמן המתנה לטעינת קבצים. חלקם שלחו בקשה אחרונה רגע לפני שעזבו את המשרד, כדי שהמערכת תעבוד ברקע. בגלל אופי השיחה של הממשק, הפעולות הללו נדמו להתכתבות יותר מאשר לעבודה רשמית. כתוצאה מכך, הזמן הפנוי כבר לא סיפק את אותה תחושת התאוששות, והיה קל יותר לחצות את הגבולות.
התופעה השלישית היא ריבוי משימות. הבינה המלאכותית יצרה קצב חדש שבו עובדים ניהלו כמה תהליכים פעילים בו-זמנית: כתיבת קוד ידנית בזמן שהמערכת ייצרה גרסה חלופית, או הפעלת כמה משימות במקביל. המצב יצר תחושה של התקדמות לצד שותף שעוזר לצמצם את העומס. בפועל, התוצאה הייתה קפיצה מתמדת בין משימות ובדיקה תכופה של תוצרי המערכת. הדבר יצר עומס קוגניטיבי ותחושה של תמרון מתמיד, והעלה את הציפיות למהירות ביצוע.
הדינמיקה הזו ייצרה מעגל שמזין את עצמו. הבינה המלאכותית האיצה ביצוע של משימות מסוימות, מה שהעלה את הציפיות למהירות, והציפייה למהירות גרמה לעובדים להישען יותר על הכלים. התלות הגוברת הרחיבה את סוגי המשימות שהעובדים ניסו לבצע, והרחבה זו הגדילה את כמות העבודה וצפיפותה. עובדים דיווחו כי למרות שהם מרגישים יעילים יותר, הם אינם מרגישים פחות עסוקים, ובמקרים מסוימים אפילו עסוקים יותר מבעבר. הזמן שנחסך לא תורגם לפנאי אלא לדחיסת משימות נוספות בלוח הזמנים.
ארגונים עשויים לראות בהרחבת העבודה הזו ניצחון ברור, הרי העובדים יוזמים מהלכים ומייצרים תפוקה גבוהה בטווח הקצר. אולם, קל למנהלים להתעלם מהעומס הסמוי שהעובדים לוקחים על עצמם מרצון. מה שנראה כפריון גבוה בטווח הקצר עלול להסתיר עומס סמוי ומתח. לאורך זמן, עבודת יתר פוגעת בשיקול הדעת ומגדילה את הסיכוי לשגיאות מקצועיות. קשה להבחין בין עלייה אמיתית בפריון לבין מאמץ מוגזם שאינו מוכיח את עצמו לאורך זמן. עבור העובדים, התוצאה המצטברת היא עייפות, שחיקה ותחושה שקשה יותר להתנתק מהעבודה.
במקום להגיב באופן פסיבי, חברות צריכות לאמץ נהלי בינה מלאכותית: סט של נורמות ושגרות שקובעות איך משתמשים בכלים ומתי נכון לעצור. ההמלצה הראשונה היא קביעת השהיות מכוונות בתהליך העבודה. אלו רגעים קצרים ומובנים שמסדירים את קצב העבודה ומאפשרים לעובדים לבחון הנחות יסוד לפני קבלת החלטות מהירות. למשל, לפני אישור מהלך משמעותי, ארגון יכול לחייב הצגת טיעון נגד אחד וקישור ברור למטרות העסקיות. עצירות אלו אינן מאטות את העבודה, אלא מגנות על הארגון מפני היסחפות ומאפשרות קבלת החלטות שקולה.
ההמלצה השנייה נוגעת לתזמון העבודה וקביעת רצף נכון שלה. מנהלים צריכים לאגד התראות שאינן דחופות, לעכב עדכונים עד להפסקות טבעיות, ולהגן על חלונות זמן לעבודה ממוקדת ללא הפרעות. ההמלצה השלישית עוסקת בביסוס אנושי. ככל שהבינה המלאכותית מאפשרת יותר עבודה אישית, הארגון חייב להגן על זמן למפגש אנושי נטול מסכים. שיחות קצרות ומשותפות קוטעות את הרצף המבודד מול המערכת. בעוד שהבינה המלאכותית מציעה נקודת מבט אחת, יצירתיות תלויה בחשיפה לנקודות מבט אנושיות מרובות. שימור המגע האנושי תומך בבקרה מקצועית ומונע קריסה מנטלית.
